Liebe Kolleginnen und Kollegen,

seit 2008 existiert am Klinikum Braunschweig eine Archivordnung, die einen verbindlichen Ordnungsrahmen für

• die Erstellung
• den Transport
• die Herausgabe
• die Aufbewahrung und
• den Umgang mit Krankenakten und deren Vernichtung fest legt.

Hervorzuheben sind folgende Regelungen aus der Archivordnung:

(5) Form der zu archivierenden Unterlagen:
Die an das Zentralarchiv abzugebenden Krankenakten müssen sich in einem vollständigen und geordneten Zustand (Arztbrief und OP-Bericht sind inkl. Unterschrift vorhanden) mit direktem Bezug zum Behandlungsfall befinden sowie nach der vorgegebenen einheitlichen Struktur aufgebaut sein.

Je nach Volumen wird pro Fall und Fachabteilung eine neue Akte oder eine Akte mit Trennblättern angelegt.

Auf den Dokumenten, die mit einem Barcode sowie mit dem Hinweis „Bitte nicht einscannen – Kopie aus dem Archivsystem“ versehen sind, dürfen keine handschriftlichen Bemerkungen aufgebracht werden.

(6) Fortschreibung einer bereits archivierten Krankenakte
Wird ein Patient erneut im SKBS aufgenommen, wird grundsätzlich eine neue Patientenakte angelegt.

(7) Archivierung von Krankenakten
Nach Abschluss der Behandlung und Entlassung des Patienten ist die Krankenakte unmittelbar am gleichen Tag vollständig und systematisch geordnet an das Zentralarchiv abzugeben.

(8) Zuordnung von Krankenakten
Bei der Online-Abfrage einer Krankenakte stehen durch das Benutzertool des Dienstleisters verschiedene Möglichkeiten der Datenfindung zur Verfügung:

• Name des Patienten
• Geburtsdatum
• Fallnummer.

(9) Aussortieren alter Bestände
Krankenakten und elektronische Medien, bei denen die Aufbewahrungspflicht ausgelaufen ist, werden einer datenschutzrechtlich ordnungsgemäßen Löschung oder Vernichtung zugeführt.

(17) Clearingstelle
Angebunden an das Zentralarchiv ist die Clearingstelle als zentraler Ansprechpartner sowohl für Mitarbeiter als auch für den Archivdienstleister hinsichtlich sachlicher, fachlicher und qualitativer Fragen zur Digitalisierung. Sie überprüft und koordiniert die Arbeitsabläufe, um einen reibungslosen Ablauf für die Überführung von der konventionellen zur digitalen Krankenakte zu gewährleisten.